Organisation von Telefon- und Videokonferenzen

Nicht immer ist es möglich, sich für eine Besprechung zusammenzusetzen. Das ist aber auch gar nicht erforderlich, wenn ein paar Dinge beachtet werden.

Anlässlich der COVID-19-Pandemie können viele Präsenz­ver­an­staltungen gerade nicht wie gewohnt stattfinden. So hat etwa die DLRG-Bundesakademie alle Veranstaltungen, Lehrgänge und Tagungen bis zunächst 15. April 2020 abgesagt. Gremien können unter Umständen per Umlaufbeschluss entscheiden. Diskussionbedarf kann mit Telefon- oder Videokonfernzen befriedigt werden.

Organisation
Wie jede Sitzung sollte eine Telefon- oder Videokonferenz gut vorbereitet sein und moderiert werden. Informationen und Dokumente müssen vor der Konferenz zur Verfügung gestellt werden. Es kann sich anbieten, Rollen (Protokollführer, "Zeitnehmer") zu vergeben.

Damit man der Diskussion folgen kann, ist eine ablenkungsarme und leise Umgebung wichtig.

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sollten die Einsatzbereitschaft ihres Endgeräts vorher prüfen und sich mit der ggf. erforderlichen Software vorher vertraut machen. Nervig wird es, wenn 20 Personen darauf warten, dass ein Teilnehmer noch "kurz" einen Treiber für die Kamera installieren muss oder sich während der Veranstaltung auf die Suche nach seinem Laptop-Kabel macht.

Die Funkdisziplin muss eingehalten werden. Es spricht immer nur eine Person und nennt (jedenfalls in größeren Gruppen) vor jedem Beitrag ihren Namen und ggf. die Organisation. Rückkopplungen und störende Geräusche werden vermieden, wenn alle, die nicht dran sind, ihr Mikrofon auf "stumm" schalten.

Bei Telefonkonferenzen fehlt die nonverbale Kommunikation. Ironische Bemerkungen werden deshalb vielleicht nicht verstanden und sollten vermieden werden.

Häufig werden Besprechungen in der Küche des Vereinsheims oder an der Theke im Hotel Delphin "nachbereitet". Dieser wichtige informelle Austausch droht bei der virtuellen Besprechung verloren zu gehen. Deswegen ist es eine gute Idee, den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Chance zu geben, die Besprechung aus ihrer Sicht zusammenzufassen.

Vor allem Moderatorinnen und Moderatoren finden bei Golem viele weitere hilfreiche Anregungen für die Organisation von Telefon- und Videokonferenzen.

Technische Lösung - Systemauswahl
Teilweise stellen vorhandene Telefonanlagen "Räume" für Telefonkonferenzen bereit. Wenn die Kapazität nicht ausreicht, kann auf Dienstleister ausgewichen werden. Im Internet werben viele (teilweise kostenlose) Anbieter um die Gunst der Kunden.

Für Videokonferenzen gibt es zahlreiche Produkte. Bei der Auswahl ist insbesondere darauf zu achten, dass die Lösung mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen funktioniert. Der AK IT hat kürzlich https://meet.jit.si ausprobiert. Der erste Eindruck war vielversprechend:

  • An der kostenlosen Lösung hat uns gefallen, dass man eine Konferenz sehr schnell und ohne Anmeldung
          einrichten kann.
  • Für die Teilnahme muss nur ein Link zur Verfügung gestellt werden.
  • Es ist möglich, den eigenen Bildschirm zu teilen.
  • Ein Sprechwunsch kann mit einem Klick angezeigt werden.
  • Wer nicht per App oder Laptop teilnehmen kann, hat die Möglichkeit, telefonisch teilzunehmen.