Personalplanung im Impfzentrum mit der Wachplan-App
Im niedersächsischen Ammerland sind die vier Ortsgruppen (Bad Zwischenahn, Rastede, Westerstede und Wiefelstede) vom Landkreis gebeten worden, im Impfzentrum zu unterstützen. Täglich werden acht Personen in der Zeit von 16:30 bis 21:00 Uhr benötigt. Die DLRG wird vor allem für den Lotsendienst eingesetzt. Die Helfer verteilen beispielsweise die Impfpatienten nach der Registrierung auf die Arztzimmer der drei Etagen, zeigen ihnen den Weg zur nächsten Station oder unterstützen bei eingeschränkter Mobilität mit einem Rollstuhl. Aktuell beteiligen sich etwa 50 Personen an dieser Aufgabe.
„Neben meiner regulären Arbeit kann ich natürlich nicht täglich mit allen Beteiligten direkt sprechen oder schreiben,“ erklärt Tim Jensch, der die Organisation bei der DLRG übernommen hat. Deshalb nutzt er die kostenlose Wachplan-App im Internet Service Center (ISC) auf dlrg.net. Die Ehrenamtlichen können sich in den Spalten „Führung“, „Freiwillig“ und „Bereitschaft“ eintragen. Die Termine für den April waren innerhalb von wenigen Stunden vergeben. Tim muss sich nur kümmern, wenn sich die Anforderungen des Landkreises ändern. Weil es teilweise noch an Impfstoff fehlt, wurde an manchen Tagen weniger Personal benötigt. In diesem Fall ändert Tim die Einträge in der Wachplan-App und informiert alle Beteiligten in einer eigens eingerichteten WhatsApp-Gruppe.
Und so funktioniert die Umsetzung im ISC:
Tims DLRG-Account hat die Berechtigung „WachplanVerwalter“ in der Gliederung Bezirk Oldenburg-Nord. Die DLRG-Accounts aller Helferinnen und Helfer haben die Berechtigung „WachplanUser“ in der Gliederung Bezirk Oldenburg-Nord. Der WachplanVerwalter hat einen Wachplan „Impfzentrum“ angelegt. Daneben könnte der Bezirk weitere Wachpläne (z.B. „San-Dienst“) anlegen.
Innerhalb des Wachplans hat der Wachplanverwalter Termine mit den Spalten „Führung“, „Freiwillig“ und „Bereitschaft“ mit der jeweils gewünschten Personenzahl angelegt. Die Bezeichnung der Spalten ist konfigurierbar. Möglich ist zudem, eine Qualifikation festzulegen. Das ist allerdings nur sinnvoll, wenn die Daten der Helferinnen und Helfer in der Personen-App gut gepflegt sind.
Nach dem Monatsende werden die Einträge in eine Excel-Tabelle kopiert und dann den Schatzmeistern der Ortgruppen zur Abrechnung mit dem Landkreis zur Verfügung gestellt.
Der AK IT erneuert gegenwärtig die Wachplan-App. Zunächst wird alter Code verbessert und das Layout optimiert. Im Anschluss sollen Wünsche umgesetzt werden, die unsere Nutzer über Jira gemeldet haben.