Immer wieder treten bei der Erstellung von Versicherungspolicen, den Bestätigungen vom Versicherungsschutz und bei der Abrechnung der Versicherungsbeiträge über die monatlichen Materialstellenrechnungen Fragen auf. Diese Fragen und Unklarheiten wollen wir gerne beantworten und euch hierzu das Verfahren von der Antragsstellung eines Vertrages bis zur Berechnung des Versicherungsbeitrages erklären.

1. Die Gliederung beantragt mit den Formblättern der DLRG für die jeweilige gewünschte Versicherungssparte den Versicherungsschutz.
2. Der Versicherungsschutz wird dann durch die Versicherungsabteilung bestätigt. Dies kann entweder in Form einer Rückbestätigung der Anmeldung mit Stempel und Unterschrift erfolgen oder in Form einer Versicherungsbestätigung.
3. Die ausgewiesenen Beiträge auf den Rückbestätigungen oder den Versicherungs­bestätigungen sind lediglich „nachrichtlich“ genannt. Diese dort ausgewiesenen Beiträge müssen nicht direkt an den Bundesverband überwiesen werden.
4. Die nachrichtlich genannten Beiträge werden der Gliederung über die Materialstellen­rechnung in Rechnung gestellt. Dies erfolgt zu unterschiedlichen Zeiten. Unterjährige Beiträge, z.B. durch Vertragsänderungen oder Neuabschlüsse entstehen, werden nach Ende eines Quartals abgerechnet. Der Großteil der Jahresbeiträge wird im Januar berechnet und die Gruppenunfall-, Taucherunfall- und Bootshaftpflichtversicherungen werden erst im Mai in Rechnung gestellt.
5. Jede Versicherungssparte hat in der Materialstellenrechnung eine eigene Artikelnummer. Diese Artikelnummer beginnt immer mit 6010 und folgt dann mit einer 4-stelligen Zahl, jeweils für die Versicherungsart. 
6. Technisch ist es oft nicht möglich Beiträge von mehreren Versicherungen oder Positionen in einer Sparte kumuliert zu berechnen. So wird z.B. die Kfz-Zusatzversicherung, die im Normalfall aus 3 Positionen besteht, in der Materialstellenrechnung 3-mal mit unterschiedlichen Beiträgen ausgewiesen.
7. Die Versicherungsbeiträge, die über die Materialstellenrechnung in Rechnung gestellt werden, sind immer „Brutto-Beiträge“. Sie beinhalten somit immer die Versicherungssteuer. 

Bei einigen Sachversicherungen erfolgt jährlich der Versand einer aktuellen Versicherungs­bestätigung an die Gliederung. Dies kann jedoch nicht bei allen Versicherungssparten geleistet werden. So wird bei einigen Versicherungen der Versicherungsschutz einmalig bestätigt und wenn in den Folgejahre keine Änderungen erfolgen, so gilt nach wie vor die ursprünglich ausgefertigte Bestätigung. Damit diese auch nach einigen Jahren noch auffindbar ist und mit der Materialstellenrechnung verglichen werden kann, hilft es einen Versicherungsordner anzulegen. In diesem Versicherungsordner sollte man sämtliche abgeschlossen Versicherungen der Gliederung nach Sparte trennen. In den jeweiligen Spartenbereich sollte man sich eine Antragskopie ablegen sowie die Rückbestätigung des Versicherungsschutzes oder die erhaltene Versicherungsbestätigung.

So ist es möglich bei der Rechnungsstellung schnell und einfach die in Rechnung gestellten Beiträge mit den Bestätigungen zu vergleichen. Zudem kann solch ein Ordner bei einem Vorstandswechsel weitergegeben werden und der neue Verantwortliche kann sich schnell und einfach einen Überblick über die Versicherungen seiner Gliederung machen.

Bei der Gliederung des Versicherungsordners kann man sich an der Struktur des Versicherungsordners  des DLRG-Bundesverbandes anlehnen. 

Sollten dennoch einmal Fragen zur Abrechnung von Versicherungsbeiträgen entstehen oder sollte Hilfe beim Anlegen eines Versicherungsordners benötigt werden, so steht euch Florian Nötzel-Albertus, aus der Versicherungsstelle im Bundesverband, unter der Telefonnummer 05723/955-414 gerne zur Verfügung.