Seit dem 24.7.13 ist die DLRG Vereinsverwaltung Version 12/8 mit dem Release ab 3.07 für alle lizensierte Gliederungen zum Download verfügbar.

Schwerpunkt dieses Releases sind die SEPA relevanten Eingabefelder in den Stammdaten der Module Verein und Mitglieder. Neu hinzugekommen ist die Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank, die quartalsweise aktualisiert wird, um Kontoverbindungen pflegen zu können.

Im Verein wird die Gläubiger-Identifikationsnummer benötigt, die von der Deutschen Bundesbank vergeben wird, um am späteren SEPA-Lastschrift Zahlungsverkehr (mit dem ersten Betragseinzug ab 2014) teilnehmen zu können. Die Gliederungen mögen diese bitte rechtzeitig bei der Deutschen Bundesbank beantragen.

In den Stammdaten der Mitglieder werden über ein „SEPA-Umstellungsmenue“ automatisch aus Bankleitzahl und Kontonummer die IBAN und BIC ermittelt und eine Mandatsnummer hinterlegt.

Die Gliederungen müssen jetzt die neu gebildeten Stammdaten mit den Angaben aus den bestehenden nationalen Einzugsermächtigungen und Lastschriften prüfen. Bei der Umstellung wird die Gültigkeit automatisch auf einen 3 Jahreszeitraum (ab 1.1.2014 bis 31.12.2016) gesetzt.

Auf die Bearbeiter in der Mitgliederverwaltung kommt mit SEPA jetzt noch eine neue Aufgabe bei der Datenpflege hinzu. Sie müssen jetzt bei allen Mitgliedern, die nicht selbst ihren Beitrag vom eigenen Konto bezahlen (also Zahler/Kontoinhaber ist nicht gleich dem Mitglied) einen Namen und Anschrift des „Fremdzahler“ erfassen. Der Fremdzahler kann ein bestehendes DLRG-Mitglied sein (das trifft beispielsweise bei Familien zu) oder er ist leider kein DLRG-Mitglied (das könnte ein Patenonkel, Oma, Opa oder ein anderer Sponsor sein). Die Adresse wird im späteren Lastschriftverfahren für die Vorabankündigung (Pre-Notification) benötigt, um den Zahler darauf hinzuweisen für die Deckung einer Lastschrift Sorge zu tragen.

Für schriftliche Mitteilungen an Mitglieder und Kontoinhaber stehen SEPA-Serienbrief-Steuerdateien und Musterbriefe in der Vereinsverwaltung zur Verfügung.

Im SEPA Paket 2, das Ende September 2013 mit einem weiteren Release ausgeliefert wird, ist die Lastschrift-Zahlungsabwicklung Schwerpunkt. Es wird dann die „Bank-Diskette“ als XLM-Datei für den ersten Lastschriftvorgang in 2014 und die Steuerdatei für die Vorabankündigung bereitgestellt. Die Gliederungen haben dann die Möglichkeit Testdateien an ihre Bankhäuser zu geben, damit dort eine Inhalts- und Formatprüfung durchgeführt werden kann.

Mit der Umstellung auf das neue Beitragsjahr 2014 im Modul Mitglieder erfolgt dann die SEPA konforme Umsetzung des SEPA-Lastschrifteinzuges mittels XML-Datensatz, sofern die gültige Einzugsermächtigung im relevanten Zeitraum vorliegt.